¿Cómo manejar correctamente los viáticos?
Manejar correctamente los viáticos podría significar la diferencia en el crecimiento de una empresa. Te decimos cómo evitar fugas de dinero.
El pago de viáticos es inevitable en muchas empresas. Por ello, se debe contar con una política de control que evite el riesgo de fugas de capital considerable.
Estos gastos muchas veces no se comprueban; en promedio, se trata del 38 por ciento. Un viaje de tres días puede costarle a una compañía hasta 10 mil pesos. Al mes, podría invertir hasta 100 mil pesos.
Las empresas más grandes incluso pueden gastar hasta 400 mil pesos en viáticos mensualmente.
Para dimensionar un poco la situación, en el Mundial de Rusia 2018 algunas firmas gastaron de 96 mil a 860 mil pesos viajes empresariales. Así lo informó Eduardo Zetina, director comercial de Edenred México.
Por ello, el manejo correcto de los viáticos es imprescindible para el crecimiento de un negocio. A continuación, te explicamos unos puntos importantes.
¿Qué son los viáticos laborales y cuáles gastos cubren?
Los viáticos laborales son recursos asignados a empleados que realizan viajes o se trasladan a un lugar diferente del que habitualmente trabajan.
La empresa puede pagar los viáticos por adelantado. Es decir, fija una cifra de gastos por día y el empleado debe organizarse para no rebasarla.
En otros casos, la compañía deja que el empleado cubra todas sus necesidades de su bolsa. A su regreso, este entrega un reporte para que se le reembolse lo que invirtió.
Este segundo método es más conflictivo porque requiere de que se audite cada informe de gastos.
De cualquier forma, el trabajador tiene que presentar los recibos o registros. Estos gastos son muy importantes porque son deducibles de impuestos. No importa si se realizaron en territorio nacional o en el extranjero.
Solo deben cumplir con requisitos fiscales; entre ellos, contar con montos autorizados, de los cuales hablaremos más adelante.
Diferencia entre viáticos y gastos de viaje
A menudo se confunden los viáticos con los gastos de viaje. Aunque tienen semejanzas, ambos se destinan a un uso en particular:
Viáticos
Los viáticos corresponden a los gastos que se realizan en el lugar al que el empleado se trasladó para realizar la actividad encomendada.
Como lo mencionamos en el punto anterior, la ubicación debe ser diferente del domicilio en el que habitualmente labora.
Gastos de viaje
Son los gastos que tiene el empleado al desplazarse del lugar de trabajo a otro domicilio en el que se realizará la actividad o servicio.
Por lo general, estos se ocupan cuando se trata de un viaje de ida y vuelta. Es decir, no implican la permanencia de la persona fuera de su zona de residencia.
En ambos casos, la empresa puede pagarlos por adelantado o como reembolso. Desde luego, esto requiere de que el trabajador lleve un reporte exacto de sus gastos.
Asimismo, debe contar con recibos que respalden su informe. Una vez que regresa a la empresa, puede enviarlo y esperar a que se le pague íntegramente lo que desembolsó.
Tipos de viáticos laborales
En México, la ley identifica tres tipos de viáticos laborales:
- Alimentación
- Hospedaje
- Transporte
Dentro de esta última categoría se encuentra:
- Utilización o renta de automóviles
- Pago de kilometraje
Para que los viáticos sean deducibles de impuestos, la ley establece los siguientes topes:
- Alimentación (territorio nacional): 750 pesos diarios por persona
- Alimentación (en el extranjero): mil 500 pesos diarios por empleado
- Renta de auto o gastos relacionados: 850 pesos diarios (en México y el extranjero)
- Hospedaje en el extranjero: 3 mil 850 pesos diarios por persona
Algunas empresas pagan viáticos para cubrir las tres categorías en una sola exhibición.
Sin embargo, también se puede separar el hospedaje de las comidas y gastos imprevistos. Por ejemplo, puede cubrir el gasto del hotel de forma anticipada o con algún convenio.
Ojo, estos gastos no serán deducibles de impuestos cuando se apliquen a menos de 50 kilómetros de distancia del establecimiento del contribuyente.
Tips para manejar los viáticos
Los viáticos constituyen una excelente manera de financiar gastos comerciales relacionados con viajes. Sin embargo, pueden convertirse en un problema si no se organizan de forma adecuada.
Por ello, te damos unos consejos para que no se conviertan en un problema
Establece las condiciones
No solo se trata de darle dinero al empleado, sino también de cuidar la imagen de la empresa. Algunos trabajadores ven el pago de viáticos como una oportunidad de ahorrar. En consecuencia, podrían reservar pagar un hospedaje en un barrio peligroso o quedarse en casa de un familiar o amigo.
Es importante que como compañía establezcas los montos que debe destinar el trabajador para sus gastos.
Utiliza tarjetas corporativas
Este sistema de pagos te puede facilitar la organización de los viáticos. Además, llevarás un mejor control sobre qué, cuándo y a dónde se fue el presupuesto destinado.
Asimismo, facilitarás la comprobación de gastos, pues tus empleados no podrán hacer pagos en efectivo.
No incluyas los viáticos en el salario
Esto puede traer problemas con el Sistema de Administración Tributaria (SAT) para tu colaborador. ¿Por qué? Muy simple, parecerá que está gastando más dinero del que percibe con su salario.
Divide los gastos para que no haya problemas al declarar sus impuestos por discrepancia fiscal.
No uses tarjetas de crédito
Sí o sí estas herramientas solo deben utilizarse para emergencias. De otra manera, si la empresa se atrasa con el pago de los viáticos, el empleado podría irse a buró de crédito.
Recuerda que, incluso tratándose de tarjetas empresariales, el responsable es quien la usa. Por lo tanto, tu colaborador tendrá que responder por la deuda.
¿Conoces otros tips para manejar correctamente los viáticos?
Con información de Edenred México, Corpotek, AGNUS Contadores, IDC y Contador MX
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