¿Por qué es importante tener Office Manager en tu empresa?
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Del Office Manager depende la armonía de la empresa, por eso cualidades como la seguridad, versatilidad y organización son fundamentales
Un Office Manager se encarga de que la oficina funcione adecuadamente. Es el empleado que carga el tóner de tinta en la impresora, envía paquetes por mensajería, atiende las llamadas, organiza las comidas y viajes de empresa. En pocas palabras, les facilita a los demás trabajadores su trabajo para que desempeñen sus tareas de manera eficiente.
Este puesto cobra importancia cuando las empresas crecen y buscan priorizar el bienestar de sus empleados. ¿Cómo? Poniendo a su disposición alguien que les hará más fácil su día a día en la oficina.
Funciones de un Office Manager
Las funciones del Office Manager son variadas. Este trabajador no se encarga solamente de una tarea, sino que asume labores de diferente índole:
1. Atiende clientes, visitas y llamadas
El empleado contesta el teléfono a fin de que esta labor no interrumpa las demás actividades de sus compañeros —porque qué incomodo se puede volver el ring ring cuando estás concentrado en otra tarea—.También recibe la correspondencia, la entrega, y atiende las primeras tomas de contacto.
2. Mantenimiento de la oficina
A veces nos urge una copia o una impresión, pero si la impresora se quedó sin tinta es toda una odisea. Ir hasta el departamento de papelería o, peor aún, debes ir a comprarla tú mismo. El Office Manager se encarga de supervisar el mantenimiento de los equipos o llamarle al servicio técnico en caso de ser necesario. Asimismo, controla los horarios de entrada y de salida del personal de limpieza, la ejecución correcta de sus tareas, etcétera.
3. Gestiona viajes y eventos
Si vas a realizar un viaje laboral pronto, avísale al Office Manager para que reserve vuelos, hoteles y gestione transportes y restaurantes. Este empleado también puede organizar comidas con clientes o coordinar eventos para que todo salga a la perfección y también será el encargado de solucionar un imprevisto en los mismos.
4. Apoyo
Como tiene contacto directo tanto con la Dirección como con el Departamento de Recursos Humanos, se encargará de informar tus necesidades a tus jefes para encontrar una solución adecuada.
Conoce el día a día y salario de un Office Manager:
Características de un Office Manager
Existen ciertas habilidades que debe tener este empleado como
Buena comunicación
Él se vuelve una pieza clave entre los equipos de trabajo de una empresa. Por eso, la comunicación es primordial, pues hará más fluido y agradable el ambiente laboral y la organización. El encargado de este puesto es un vínculo que transmite inquietudes o sugerencias de los colaboradores al área de Recursos Humanos.
Amable y proactivo
Como su principal habilidad es facilitar el trabajo y estadía en la oficina, debe poseer capacidad de planificación y organización. Básicamente la armonía de una oficina depende de él o ella. Su principal tarea es tener listas todas las herramientas de los trabajadores para que puedan realizar su trabajo de forma eficiente.
Excelente atención al cliente
El Office Manager tendrá que ofrecer su mejor cara, pues será el primer contacto del cliente o vista con la empresa. Una de sus principales tareas es organizar la recepción y atender al recién llegado, estos trabajadores deben tener buen manejo de las relaciones públicas.
¿Cómo volverte un Office Manager?
Si este tipo de puesto te ha interesado o sientes que tienes las cualidades, quédate a leer qué más capacidades necesitas desarrollar.
Seguridad ante todo
Deben tener una visión de negocio y capacidad para tomar decisiones. Se convierten en el pilar de la empresa, pues ayudan a la organización y atienden las necesidades de los ejecutivos.
Inteligencia emocional
Como dijimos anteriormente, la comunicación es fundamental y hay que hacerlo de manera asertiva. Deben lidiar tanto con diferentes emociones tanto de los colaboradores, como de los clientes, quienes a veces pueden sentirse frustrados, enojados o estresados.
Te recomendamos:
Ser versátil
Tienen que manejar con eficiencia los retos que se enfrenten en las situaciones cotidianas y no tan cotidianas. Por eso, deben dar soluciones creativas y rápidas ante cualquier circunstancia.
Vocación de servicio
El apoyo que brinden a los demás debe tener un sentido práctico, responsabilidad, profesionalismo y calidad humana.
Organización y disciplina
Ser un empleado administrativo implica hacer seguimiento a muchas tareas para que realmente se ejecuten de la forma adecuada y esperada.
La clave es la organización, la planificación y no dejar ningún detalle al azar, incluso contemplar los contratiempos.
¿Qué más habilidades debe desarrollar un Office Manager?
Análisis crítico
La toma de decisiones y el análisis posibilitan las soluciones adecuadas ante los desafíos. El día a día requiere de pequeñas y grandes decisiones, sea en cuanto a la administración del presupuesto de una gerencia, la negociación con los proveedores o la priorización de las tareas.
Multitasking
Es el pan nuestro de cada jornada que se presenten al mismo tiempo varias tareas que deben ser ejecutadas sin demora. Lograrlas con éxito depende de la habilidad para priorizar y organizarse, así como contemplar el multitasking dentro de las funciones propias de estos puestos de trabajo.
Confianza
No solo se trata de estar seguro y confiado en las propias capacidades, sino en proporcionar seguridad y confianza al resto del equipo con el que se trabaja.
Ante los requerimientos que se presentan en cada jornada laboral, las personas cuentan con el Office Manager para apoyarse y lograr sus objetivos, resolver problemas y acceder a soluciones inteligentes.
Think Outside The Box
Un Office Manager debe ser creativo e innovador en la forma como enfoca su trabajo y las soluciones que ofrece.
A la hora de organizar reuniones de último momento o un evento especial sorprende a los ejecutivos y la gerencia, pero también su creatividad debe estar presente en los planteamientos e ideas sobre asuntos cotidianos.
Anticipación
Nada hay como anticiparse, tener la mente y los ojos bien abiertos sobre los posibles requerimientos y ser proactivo. Es algo que muchos valorarán cuando se trata de gestiones administrativas. Si somos capaces de ver con claridad y organizarnos, tendremos más de la mitad de la batalla ganada.
¿Cuánto gana un Office Manager?
Según Mx Talent, el salario promedio de un Office Manager en México es de 180 mil pesos al año. Los principiantes comienzan con un ingreso de 102 mil pesos al año, mientras que profesionales más experimentados perciben hasta 330 mil pesos.
Sin embargo, en Glassdor hay ofertas de Office Manager en el banco Inbursa con un salario de 44 mil pesos mensuales.
Ahora que sabes todo esto, ¿crees que tienes o puedes desarrollar las habilidades para este puesto?
Con información de Glassdoor, Mx Talent, First Work Places y Yaydoo
Portada: El Diario de Finanzas
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