Viáticos y gastos de viaje: ¿qué son y cómo manejarlos?

Los viáticos y gastos de viaje sirven para que el trabajador cubra sus necesidades, pero también permite a las empresas hacerlos deducibles de impuestos.

Los viáticos y gastos de viaje son dos conceptos muy comunes, pero ¿sabes qué son y cómo manejarlos? Aquí te decimos todo lo que debes saber.

Sin importar el rubro, muchos negocios requieren que sus empleados realicen actividades laborales fuera del área en que se localizan sus oficinas.

En estos casos, las empresas dan a sus trabajadores prestaciones para cubrir sus necesidades. Se trata de los viáticos o gastos de viaje.

Aunque ambos conceptos se utilizan por igual, tienen una diferencia sustantiva:

Los viáticos muchas veces se entregan por adelantado. El objetivo es que sirvan al trabajador para cubrir sus gastos en el lugar en el que desarrollará la actividad solicitada por la empresa. Ejemplo:

Alimentación
Hospedaje

Respecto a los gastos de viaje, estos son necesarios cuando el empleado debe desplazarse del área geográfica de su oficina a otra zona, como:

Boletos de avión
Autobús
Gastos relacionados con automóvil
Pago de kilometraje

En términos generales, ambos gastos aplican para un trabajador, si debe cumplir una encomienda laboral fuera la zona en que se localiza la empresa.

Entre las actividades contempladas para este propósito se encuentran:

Asistir a reuniones, convenciones o similares
Supervisión de proyectos

En algunas ocasiones, los viáticos son cubiertos después de que ya se realizó el gasto. Cuando esto sucede, el empleado puede cobrarle a la empresa una vez cumplida su encomienda.

El trabajador solo debe presentar los comprobantes en el área administrativa o contable de la compañía. Esta se encargará de reembolsarle la suma correspondiente.

¿Qué significa esto? Si el empleado gastó 200 pesos de su bolsillo en viáticos, los recuperará.

¿Cómo se pagan los viáticos al trabajador?

Ahora que ya sabes qué son los viáticos o gastos de viaje, debes saber cómo manejarlos.

Para empezar, las personas a las que se les pueden pagar estas prestaciones son:

Trabajadores
Asimilables a salarios
Honorarios

Además, existen dos tipos de viáticos y ambos se manejan de forma distinta:

1. Viáticos permanentes

También conocidos como habituales, estos se pagan al trabajador para que pueda desempeñar sus labores, las cuales exigen que este se mueva constantemente. Por ejemplo, un representante de ventas que debe visitar clientes en varias ciudades.

En este caso, los gastos de viaje pueden formar parte de su salario. Sin embargo, los recursos se deben utilizar como ‘costos de representación y transporte’.

Algunas empresas también otorgan a sus empleados el uso temporal de automóviles, pago de kilometraje o de gasolina. El objetivo es facilitarles la movilidad.

2. Viáticos ocasionales

Estos gastos corresponden a los empleados que desempeñan actividades que no implican constante movilización. Por ejemplo, una recepcionista que debe entregar archivos u otro asunto fuera de la ciudad.

En cualquier caso, los viáticos y gastos de viaje deben ser saldados con tarjetas de débito o crédito para que puedan ser deducibles de impuestos. La legislación de nuestro país no admite comprobantes de pagos en efectivo.

Además, la empresa debe dejar claro a sus colaboradores qué gastos están autorizados, así como sus límites.

El objetivo es que puedan ser incluidos en la declaración de impuestos de la empresa para que mejoren su rentabilidad.

¿Cómo deducir los viáticos?

Los viáticos y gastos de viaje son erogaciones importantes para cualquier negocio o compañía, por eso es importante deducirlos.

En México, el artículo 32 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR) establece que una distancia mínima que el empleado debe recorrer: 50 kilómetros a la redonda de donde se ubique fiscalmente la empresa.

Para poder hacer deducibles los viáticos o gastos de viaje es necesario tener en cuenta varias cosas.

El trabajador debe aparecer en la nómina de la empresa o, en su defecto, tener un contrato vigente con la compañía. Además, debe presentar puntualmente las facturas.

Los viáticos o gastos de viaje no son deducibles de impuestos para el empleado, ya que el costo va a cuenta de la empresa.

Requisitos para deducir viáticos

Viáticos nacionales

Nombre o razón social del negocio que lo expide, así como su domicilio fiscal y RFC
Número de folio, lugar y fecha de su expedición
RFC de la compañía
Detalles de la transacción
Cantidad pagada con impuestos desglosados

Viáticos extranjeros

Nombre o razón social y domicilio de quien expide
Lugar y fecha de la operación
Descripción del servicio prestado
Cantidad total pagada
Datos de la persona o empresa que hace uso del servicio

Ojo: si el gasto no es deducible para el ISR, el IVA no será acreditable. Solo en caso de que la erogación sea parcialmente deducible para ISR, el IVA será acreditable en la misma proporción.

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Además, el artículo 28 fracción V de la Ley del ISR establece topes para que los viáticos sean deducibles de impuestos:

Gasto	Nacional	Extranjero	Requisitos adicionales
Hospedaje	Sin límite	3 mil 850 pesos diarios	Presentar el comprobante de transporte
Alimentación	750 pesos diarios	Mil 500 pesos diarios	Presentar el comprobante de transporte
Uso de automóviles y gastos relacionados	850 pesos diarios	850 pesos diarios	Presentar el comprobante de transporte
Cuotas por seminarios o convenciones	750 pesos diarios	Mil 500 pesos diarios
Pago de kilometraje	0.93 centavos por kilómetro Máximo 25 mil kilómetros	0.93 centavos por kilómetro Máximo 25 mil kilómetros

Recomendaciones para el manejo de viáticos

Como te habrás dado cuenta, el manejo de viáticos y gastos de viaje es un asunto complejo.

Debido a esto, es necesario que la empresa establezca una política sobre ambas prestaciones. Esta debe ser comunicada de forma clara y puntual a los colaboradores.

El objetivo es definir cuáles son los gastos aceptados y qué hacer en caso de que un empleado haga pagos no autorizados o se rebasen los límites establecidos.

Para este propósito no basta una junta para resolver dudas y hacer aclaraciones. Es pertinente que los empleados reciban la información por escrito, en formato impreso o digital.

Para que los colaboradores digan que desconocen la política, en caso de no cumplirla, también deben firmar que la entienden y se comprometen a cumplirla.

El proceso debe estar bien definido y comunicado claramente a los empleados para evitar:

Errores
Gastos excesivos
Pérdida de tiempo y recursos de la administración del presupuesto para viajes

Aunado a lo anterior, se deben tomar en cuenta los siguientes puntos:

Instaurar una política contable de viáticos
Solicitar recibos a nombre de la empresa o empleador que paga los viáticos
Depositar a nombre del trabajador que saldrá de viaje a través del Sistema Financiero Mexicano
Preparar una bitácora de gastos
Elaborar un contrato de mandato
Justificar el viaje de la persona física dentro de las actividades empresariales
Los viáticos debe cubrir gastos de transporte, ya sean boletos de avión o autobús, casetas, entre otros
Bajo ninguna circunstancia registrar gastos de viaje o viáticos como diversos, varios u otro concepto no claro