Pasos para crear una agenda de trabajo
Tanto en lo personal como en el trabajo, una agenda es importante para alcanzar metas; sin embargo, en el aspecto laboral, su objetivo va más allá.
Las agendas son una de las herramientas de la organización que nos facilitan tener un control de las actividades.
Si eres emprendedor o tienes un puesto directivo, una agenda de trabajo toma aún más relevancia pues te ayuda a determinar cuál es el camino que debe seguir la compañía.
Más allá de tener una planificación, también te funcionará para medir resultados de tus objetivos.
Hacer una agenda de trabajo no es algo que se deba tomar a la ligera, por ello te platicamos más sobre este tema.
¿Por qué es importante crear una agenda de trabajo?
Como ya habíamos mencionado, una agenda de trabajo va más allá de planificar; esta herramienta también sirve para:
- Gestionar el tiempo de acuerdo con tus objetivos
- Maximizar rendimiento, eficacia y productividad de objetivos
- Medir resultados
- Controlar y analizar lo que se ha ido haciendo a lo largo del tiempo
- Recopilar datos e información
- Organizar de forma racional y eficaz el tiempo con el que cuenta para cumplir objetivos
Además de ayudar a dichas actividades, una agenda de trabajo es importante porque funge como una aliada contra el tiempo:
- Permite determinar el trabajo que se realizará a futuro para determinar los alcances que se pretenden
- Prioriza el trabajo más relevante y se deja a un lado las actividades que no son productivas
Pasos para crear una agenda de trabajo
Crear una agenda de trabajo necesita tiempo y dedicación, por lo que es importante que tomes en cuenta los siguientes pasos:
1. Analiza los objetivos
Si tienes claro cuáles son los objetivos, podrás decidir qué actividades priorizar.
2. Deadlines de trabajo
Esto se refiere a poner límites de tiempo para realizar ciertas cosas. Por ello, determina fechas importantes en las que se quiere tener resultados.
Toma en cuenta las propuestas del equipo, esto te ayudará a contemplar las necesidades del proceso de creación y evitar contratiempos.
4. Estipula quién se encargará de qué
Detalla los nombres de las personas que se encargarán de trabajar los objetivos fijos. Asimismo, define a quiénes se les encomendará resolver los imprevistos que se vayan presentando.
5. Contempla capacitaciones y mejoras del área laboral
Sin duda los recursos humanos son un punto fundamental, por ello debes contemplar procesos de capacitación y mejoras del sitio de trabajo.
De esta forma lograrás que tu equipo pueda trabajar de mejor forma.
6. Implementación de la agenda
Este paso es crucial, pues de nada sirve que tengas una planeación que no pondrás en marcha.
En el camino se pueden presentar algunos imprevistos y modificaciones; sin embargo, si no accionas tu agenda de trabajo, es difícil que concretes tus objetivos.
Apps para una agenda de trabajo
Puedes hacer una agenda de trabajo en una hoja de Excel, calendario o aplicación. Sin duda, esta última opción puede resultar más práctica.
No obstante, utiliza lo que mejor convenga a tus actividades. A continuación, te dejamos dos plataformas que te pueden servir:
- Evernote: su objetivo es la organización de información personal mediante el archivo de notas
- Todoist: es una de las apps más populares ya que permite gestionar tus tareas de manera sencilla, ágil y visual
Tipos de agenda
Una agenda no se reduce solo a las actividades corporativas de una compañía, también las hay de otros tipos como:
- Agenda 21
- Agenda electrónica
- Agenda política
- Agenda pública
- Agenda setting
- Agenda 21
Se trata de un plan de acción de desarrollo sustentable que propuso la Organización de las Naciones Unidas (ONU).
Este tipo de agenda se puede implementar en todos los países del mundo.
Su objetivo es la transformación de una sociedad más consciente y responsable en el cuidado del medio ambiente y el aprovechamiento racional de sus recursos.
- Agenda electrónica
Se trata del dispositivo electrónico de bolsillo que funciona como una agenda personal; sin embargo, estas han sido desplazadas por las apps.
Este tipo de agendas posee funciones orientadas a la gestión del tiempo y tiene la capacidad de almacenar todo tipo datos, organizar tareas y actividades.
Combina programación de actividades, lista de contactos, bloc de notas, alarmas y recordatorios.
- Agenda política
Se refiere al conjunto de acciones y actividades que han propuesto o programado los diversos factores políticos en un sistema democrático.
Este tipo de agenda suele establecerse por el grupo político en turno e involucra la serie de gestiones y tareas que este se ha comprometido a cumplir durante su administración.
- Agenda pública
Es el conjunto de temas, asuntos y problemáticas que determinan el debate social.
La agenda pública se encuentra influida por los medios de comunicación, los grupos de acción política y la presión ciudadana.
Los temas son de interés social como el costo de la gasolina, seguridad, economía, etcétera.
- Agenda setting
La también conocida como teoría del establecimiento es usada en el ámbito periodístico.
Esta señala que los medios masivos ejercen una influencia para establecer lo que la audiencia debe considerar como temas más importantes.
La agenda setting tiene una enorme influencia sobre la opinión pública, de modo que también participa activamente en la fijación de la agenda pública.
De esta forma, la teoría señala que la gente solo conoce lo que los medios le ofrecen, ignorando cualquier otra situación.
Esto también hace referencia a que los medios pueden dar más o menos importancia a una noticia y así lo hará su público.
Fuentes: Alto Nivel, Significados, Excuela Inenka y Lowpost
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