Presupuesto flexible: ¿por qué es importante para tu empresa?
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Uno de los temas más delicados relacionados con la gestión empresarial es, sin duda, dinero. Conoce qué es el presupuesto flexible y en qué te beneficia.
Personas inmersas grandes ‘negocios’ tienen en mente un presupuesto, pero las que están al frente de empresas multimillonarias consideran en su lugar un ‘presupuesto flexible’.
Cuando se habla de ‘presupuesto’ se entiende que es el cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica durante cierto periodo; por lo general es anual.
Sin embargo, se trata de algo mucho más allá; es todo un plan de acción para alcanzar una meta prevista.
El objetivo está expresado en valores y términos económicos que deben cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.
La importancia del presupuesto es tal que este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.
Elaborar un presupuesto permite a las empresas establecer prioridades y evaluar la forma de conseguir sus objetivos.
Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en:
- Déficit, es decir, que los gastos superen a los ingresos
- Superávit, que sería lo contrario, o sea, tener un ahorro de tal forma que los ingresos superen los gastos.
¿Qué es el presupuesto flexible o dinámico?
El presupuesto flexible es aquel que se ajusta con los cambios en el volumen de actividad, como la cantidad producida y las ventas.
En este caso, no solo se tiene una proyección fija, sino que también se calculan diferentes niveles de gasto.
Quien realiza dicho presupuesto considera los costos variables, dependiendo de los cambios que haya en los ingresos reales.
El presupuesto flexible o dinámico es más sofisticado y útil que un presupuesto estático.
De manera subyacente, para este plan de negocios ‘un presupuesto es de poca utilidad a menos que los costos y el ingreso estén relacionados con el volumen real de producción’.
Con base en esto se podría preparar un presupuesto para varios niveles de actividad; por ejemplo, 80, 90 y 100 por ciento de utilización de la capacidad.
Ventajas y desventajas del presupuesto dinámico
Beneficios
- Es posible ajustar las previsiones en cualquier momento
- Muestra la relación entre los costos y el volumen en el corto plazo
- Permite aprovechar los buenos momentos en el mercado para maximizar los beneficios y aumentar las ventas
- Ayuda a protegerse de las malas fases del mercado, minimizar las pérdidas y reaccionar a las crisis de una manera más eficiente
- Demuestra la desviación real del presupuesto y ofrece una visión amplia del negocio
- Las empresas pequeñas pueden aplicarlo con mayor facilidad, porque los departamentos son más chicos y más ágiles en el cambio de dirección
Desventajas
- Es más difícil de formular y administrar, pues muchos costos no son completamente variables
- No se puede precargar un presupuesto flexible en el software de contabilidad para compararlo con los estados financieros
- El modelo está diseñado para comparar los gastos reales con los gastos esperados, no para comparar los niveles de ingreso
- Algunas compañías presentan pocos costos variables que no tiene sentido construir un presupuesto flexible
- Posible uso indebido del dinero; por ejemplo, para un artículo en particular, la disponibilidad específica puede generar un excedente de efectivo, mientras que otro sector o proceso puede necesitar más fondos
¿Cómo hacer un presupuesto flexible?
Como los costos fijos no varían con las fluctuaciones de la actividad a corto plazo, el presupuesto flexible constará de dos partes:
- Un presupuesto fijo
Este estará compuesto por costos y el componente fijo de los costos semivariables.
- Presupuesto flexible
Aquí se contemplarán únicamente los costos variables.
Ahora que tienes identificadas estas dos partes, debes:
- Segregar los costos fijos en el modelo de presupuesto
- Determinar en qué medida cambian todos los costos variables según el nivel de actividad
- Crear el modelo de presupuesto con los costos fijos ‘incrustados’ y los costos variables los debes expresar como un porcentaje del nivel de actividad o como un costo unitario del nivel de actividad
- Ingresar en el modelo un nivel real de actividad después de que se haya completado el periodo contable para actualizar los costos variables
- Agregar el presupuesto flexible resultante en el sistema contable para compararlo con los gastos reales
Otro tipo de presupuesto
Si bien los presupuestos antes mencionados son considerados ‘base’, existen otros que podrían adaptarse a tus necesidades:
- Presupuesto de base cero
Como su nombre lo indica, la base es cero tanto para el volumen de negocios como para los ingresos; a partir de esto, se hacen las previsiones y se establecen indicadores y límites.
- Presupuesto matricial
En este formato, se crean grupos de gastos y se establecen administradores para cada uno de ellos; por ejemplo:
- Marketing y ventas
- Compras y logística
- Rutinas administrativas
- Departamento de Personal y Recursos Humanos
Ahora que conoces qué tipos de presupuestos existen puedes elegir el que mejor se adapte a tu negocio. Recuerda que un buen plan de negocios puede facilitar mucho el funcionamiento de la organización; incluso con un cierto grado de complejidad, es una gran herramienta para el éxito del proceso presupuestario.
¿Cómo mejorar productividad para que tu negocio crezca?
Caer en la procrastinación no solo afecta la productividad, sino también la salud mental y física, presentando:
- Angustia general psicológica
- Baja satisfacción con la vida
- Enfermedades crónicas
- Estrés crónico
- Hábitos deficientes de salud
- Problemas cardiovasculares
- Síntomas de depresión y ansiedad
Por ello, antes de que caigas en ella, es mejor que comiences a cambiar ciertos hábitos.
Algunas figuras empresariales exitosas afirman que hay manera de combatir poco a poco la procrastinación.
Si quieres conocer un poco más al respecto y conocer algunos hábitos que debes eliminar para tener una mayor productividad en tu negocio, te invitamos a dar CLIC AQUÍ. De lo contrario, puedes buscar otros temas de tu interés en nuestra página o conocer las entrevistas que hemos realizado a diferentes emprendedores.
Con información de My ABCM, Cedec, Ucipfg y Lifeder
Portada: Especial
Fotos interiores: Freepik y Pixabay