Consejos para que las reuniones de trabajo a distancia sean productivas
La digitalización actual ha permitido que trabajar a distancia se vuelva más fácil, por lo que hoy te vamos a dar algunos consejos que puedes implementar en tu negocio para aumentar la productividad.
Las reuniones a distancia requieren herramientas gratuitas y métodos que puedan simplificar el costo y la realización de las mismas. Esta forma de trabajo es posible gracias a los avances tecnológicos que permiten que un grupo de personas hable sobre un tema sin estar en el mismo lugar.
Existen tres maneras de trabajar a distancia:
- Las reuniones donde solo se almacena información
- Las reuniones en las que se plantea un propósito para utilizar esa información
- Las reuniones en las que se fusionan las anteriores
Elementos necesarios para la reunión a distancia
Aunque es muy cómodo trabajar desde el lugar en que te encuentres sin preocuparte por el tráfico o tener que llegar a tiempo, las reuniones a distancia también deben cuidar ciertos aspectos sin los cuales no se podrían realizar del modo adecuado:
- Busca un entorno neutro y sin distracciones para que los empleados no se distraigan
- Realiza pruebas de audio y video previamente, pues al momento de la reunión deben funcionar a la perfección y no retrasar la charla o debate
- Evitar los ruidos, lo que significa que no haya interferencias ni interrupciones durante la conexión. Explica a tus empleados que, si están en casa, no deben tener a su mascota cerca u otras distracciones
- Compartir el material antes de la reunión hará que los empleados estén contextualizados al momento de la videollamada
- Tomar notas nunca está de más, aunque la sesión se grabe, la redacción seguirá siendo una de las formas más útiles para sintetizar, exponer dudas y subrayar los aspectos más importantes de la reunión
Herramientas digitales de una reunión
El portal Emprende Pyme compartió algunas herramientas indispensables que facilitarán la reunión a distancia:
Hangouts de Google
Esta herramienta permite la conexión de distintas cuentas entre sí y ofrece una aplicación para los dispositivos móviles. Hangouts sirve para reuniones online, seminarios o webinars, ya que también cuenta con una agenda de contactos y un resumen del registro de llamadas realizadas.
Skype de Microsoft
Aunque con el tiempo y la aparición de muchas otras aplicaciones similares Skype perdió popularidad, sigue siendo una de las aplicaciones pioneras en comunicación online en todo el mundo.
Las videollamadas por Skype cuentan con nuevas funciones que facilitan su uso laboral como una interfaz sencilla, ser multidispositivo y alta calidad de audio y video.
FaceTime de Apple
La aplicación de FaceTime es algo elitista, pues solo podrá cumplir su función de comunicar mediante una videollamada a dos personas si ambas cuentan con un dispositivo de la marca de la manzana.
Aunque es una buena solución para las reuniones cortas online, pues posee una alta calidad de video y audio, no permite compartir documentos y esto la vuelve limitada en caso del trabajo a distancia.
Con información de Emprende Pyme, El Diario de Finanzas y Freepik.
Portada e interiores: Freepik.