Pasos para hacer una minuta y aprovechar el tiempo en las juntas
Hacer una minuta te ayudará a optimizar el tiempo en las reuniones de trabajo. Conoce cómo hacer este documento y sácale provecho.
Una minuta te permitirá aprovechar al máximo el tiempo en las juntas. Si no sabes en qué consiste, nosotros te presentamos los pasos para hacer una.
Aunque las reuniones laborales son necesarias, muchas veces son poco productivas. Lograr los objetivos del equipo, así como la satisfacción de todos los involucrados, no es sencillo.
Si la junta no tiene una agenda definida, podría salirse de control. Al final, se convertiría en tiempo perdido, no solo para los participantes, sino para la empresa misma.
Por esta razón, saber cómo elaborar una minuta es muy importante. Esta herramienta práctica permitirá que cada punto abordado y cada decisión tomada quede debidamente registrada.
Asimismo, este documento facilitará tener una idea de otros temas, los cuales inevitablemente surgirán durante la reunión. Incluso, posibilitará tener un esquema de los acuerdos logrados.
Si tienes dudas sobre la minuta, nosotros te explicamos todo lo relacionado con ella para que puedas aprovecharla.
¿Para qué sirve una minuta?
Elaborar una minuta tiene varios objetivos primordiales:
- Registrar los temas abordados en una junta, así como las decisiones tomadas en torno a ellos
- Revisar lo discutido y acordado por alguna o todas las partes
- Comunicar los resultados de la reunión a quienes no estuvieron presentes
- Contar con un respaldo para el futuro o como referencia en el presente
- Dar seguimiento a las tareas asignadas y pendientes
El último punto es uno de los más importantes de la minuta, pues te permitirá evaluar la productividad. Recuerda que el objetivo de una reunión no solo es plantear ideas, sino lograr que se lleven a cabo. Los resultados, sobre todo si son negativos, te darán una noción clara de lo que debes modificar.
A continuación, te diremos qué datos integran este documento y los pasos para elaborarlo.
¿Qué datos debe contener una minuta?
Una minuta es un documento oficial y, como tal, debe tener elementos que lo identifiquen. Los principales son:
Nombre de la empresa y tipo de reunión. Detalla si se trata de una junta semanal, mensual, de emergencia o de un tipo particular.
Título. Debe identificar el tema principal sobre el que se desenvolverá la reunión.
Hora, lugar y fecha. Estos datos facilitarán el registro y control de las juntas que se realizan en la empresa.
Participantes. Puedes incluirlos en la minuta o armar una lista de asistencia a parte. Esto te permitirá hacer observaciones sobre los ausentes. Sin embargo, no olvides archivar ambos documentos juntos.
Agenda. Esta debe ser elaborada con anticipación y de forma más detallada. Al igual que el punto anterior, puedes anexarla en el archivo final.
Firma de asistencia. Permite que el responsable y los participantes corroboren que estuvieron presentes en la junta. Sin embargo, este punto es opcional, dependiendo de los requerimientos de la empresa.
Aunque una minuta tiene una importancia logística, no tiene un formato preestablecido. Algunas compañías elaboran un documento sencillo y esquemático. Otras, prefieren redactar un informe más conciso.
No te compliques, solo hay tres puntos que no puedes pasar por alto:
- Establecer cuál es la idea principal
- Utilizar un lenguaje apropiado, pero sencillo
- Plasmar la información relevante de forma ordenada
En internet puedes encontrar ejemplos y plantillas de minutas que te pueden servir. Nosotros te compartimos el siguiente esquema:
¿Quién debe realizar la minuta?
Debido al tipo de información que una minuta contiene, debe ser realizada por una persona especialmente asignada para ese propósito. No es aconsejable que el que dirige la junta ni los participantes la elaboren. Esto puede afectar el texto final y dar pie a confusiones.
En las organizaciones grandes se solicita el apoyo de una secretaria o secretario para tomar los datos. En las empresas más pequeñas se designa para esta función a quienes llegan tarde a la junta como ‘castigo’. Sin embargo, esto le resta seriedad al asunto.
No importa el tamaño de la compañía ni el carácter de la junta, una minuta no debe ser elaborada ‘solo por cumplir’.
Si no existe la posibilidad de incluir a alguien que funja como un secretario, existe otra opción. Los participantes pueden contribuir al llenado del documento de forma rotativa. Solo tienen que tomar los datos cuando no les toque intervenir.
Ojo: algunas empresas solicitan resúmenes de las conversaciones. Sin embargo, una minuta es solo el registro de lo que se hizo en la reunión, no de todo lo que se dijo.
Cómo elaborar una minuta paso a paso
Preparar un formato. Las minutas de todas las juntas deben contener la misma información. Tener una plantilla lista te ahorrará muchas molestias. Puedes descargar una o elaborar un documento con la información que te especificamos más arriba.
Herramienta para tomar apuntes. Puede ser una libreta, laptop, tablet o smartphone, la idea es que la persona que recopilará la información esté cómoda. Si hay reuniones regulares, un cuaderno o carpeta específica para este documento será de gran ayuda.
Tomar asistencia. Se puede distribuir la hoja de asistencia para que cada participante escriba su nombre y datos adicionales (cargo, departamento y firma).
Llenar la plantilla. Antes de que comience la reunión, se deben apuntar los datos principales: nombre de la compañía, fecha, lugar, etcétera. No se debe pasar por alto la hora de comienzo, eso permitirá registrar con exactitud el tiempo que se llevó la junta.
Anotar los resultados de las intervenciones. Basta con incluir el nombre de la persona y las ideas principales de sus aportaciones.
Puntos principales de otros temas que surjan. Cada conversación es importante, pero solo se debe recuperar la información relevante. Sobre todo, si son asuntos ajenos a la junta.
Registrar las decisiones que se tomen. Aquí se pueden incluir los resultados de acciones encomendadas en una reunión anterior.
Anotar procedimientos y fallos. En caso de que se deba votar por un asunto, pueden anotarse objeciones y la decisión final de quien está al frente de la reunión.
Apuntar la hora de finalización. ¿Necesitas un informe o documento adicional abordado en la junta? Este es el momento de solicitarlo.
Distribuir la minuta. Después de que concluya la reunión, el documento debe ser distribuido entre los participantes y ausentes en un plazo de 48 horas.
Errores comunes al elaborar una minuta
Al elaborar una minuta, uno de los errores más comunes es transcribir intervenciones completas de los participantes.
Basta con que se tomen notas puntuales sobre aspectos relevantes para complementar el documento. Por ejemplo:
- Mociones presentadas y por quién
- El resultado de una votación (si la hubo)
- Acuerdos alcanzados
- El seguimiento que requiere cada acción
- Plazos para cumplir metas
- Temas que se dejaron para otra reunión
- Puntos y avances presentados en juntas anteriores
- Conclusiones
La idea de una minuta es que todas las personas involucradas puedan conocer los objetivos planteados en la reunión de forma resumida. Asimismo, que sea comprensible para quienes no estuvieron presentes.
En algunas juntas se realizan presentaciones, lecturas de informes o se mencionan otros documentos. Tratar de abarcar qué se dijo de ellos palabra por palabra también es un error. En estos casos será suficiente hacer lo siguiente:
- Escribir el título y el nombre de quien lo presentó
- Solicitar una copia para anexarla a la minuta
Algunas empresas exigen conocer la información de las intervenciones a fondo para conocer cómo se hizo la toma de decisiones. Sin embargo, transcribir no es lo ideal. Quien elabore el documento debe realizar un resumen objetivo y conciso.
No distribuir la minuta en menos de 48 horas también es un gran desacierto. En algunos casos, el documento se debe revisar y aprobar antes de que sea enviado a los involucrados. Sin embargo, eso no significa que no sea un asunto urgente.
Este documento debe ser exacto. Por ello, debe ser completado inmediatamente después de la reunión. Solo de esta forma se puede garantizar que la persona responsable de recabar la información tiene los datos frescos y puede hacer un registro fidedigno. Asimismo, reduce la posibilidad de caer en confusiones o interpretaciones erróneas.
Recomendaciones generales para elaborar una minuta
La minuta es el registro fiel de acuerdos y discusiones en juntas laborales. Por ello, su elaboración no debe realizarse de forma descuidada. A continuación, te damos algunas recomendaciones:
Limita el número de participantes. Con una mala organización, las reuniones pueden extenderse por horas. Si quieres mantener el control de los temas y exposición de ideas y opiniones, elige muy bien a los asistentes. Para estos casos es útil la jerarquización en una empresa.
Optimiza la captura de información. Tomar notas en un cuaderno no está mal. Sin embargo, no debe ser la primera opción. Una laptop, tablet o smartphone te dará más ventajas. Una de ellas es que podrás trabajar más fácil y rápido sobre el formato final.
Esto es un beneficio adicional, si el documento requiere de una aprobación antes de su distribución. Incluso, será de gran ayuda cuando los asistentes estén obligados a hacer correcciones, observaciones o sugerencias. Recuerda que, después de todo, se trata de trabajo en equipo.
Constancia de entrega de minuta. Puedes distribuir el documento por e-mail o de forma impresa. Sin embargo, debes asegurarte de que cada uno de los interesados lo reciba sin contratiempos. Contar con un registro de firmas en este caso nunca estará de más.
Recuerda que quienes no fueron convocados a la reunión también deben contar con la información. Además, los que fueron elegidos para llevar a cabo alguna de las acciones acordadas, tienen que tener bien claro qué se espera de ellos.
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